Що таке TMS-система і навіщо вона перевізнику та експедитору
TMS-система – це робоче середовище, у якому перевізник або експедитор веде рейс від заявки та розрахунку до доставки, документів і взаєморозрахунків. Вона пов'язує маршрут, ставки, валюти, витрати, виконавців і статуси в одній картці. TMS потрібна, коли дані про перевезення розходяться між таблицями, листуванням та обліком і через це складно швидко побачити стан рейсу, маржу або заборгованість.
Що таке TMS простими словами
Кожне перевезення починається з картки заявки: замовник, вантаж, точки та вікна завантаження і розвантаження, умови, відповідальний експедитор, перевізник і транспорт. Замість окремих рядків у таблицях команда працює з одним рейсом, де видно поточний стан і хто має виконати наступну дію.
Як виглядає розрахунок рейсу
Наприклад, ставку замовника погодили в євро, а перевізнику потрібно сплатити у гривні. Окремим рядком додається агентська винагорода або погоджені витрати на додаткову послугу. Для перерахунку система застосовує визначений договором курс на дату завантаження, доставки, рахунку чи оплати та зберігає цю дату разом із курсом. Тоді диспетчер і бухгалтер бачать, з яких складових отримана маржа, навіть якщо курс або витрата були змінені після погодження.
Типові етапи рейсу
- Заявку прийнято, маршрут і умови зафіксовано.
- Ставки погоджено, перевізника та транспорт призначено.
- Транспорт прибув на завантаження, вантаж прийнято.
- Рейс у дорозі, відхилення або затримку передано відповідальному.
- Доставку підтверджено, оригінали документів очікуються або отримані.
- Рахунки й оплати звірено, рейс закрито.
Документи в картці перевезення
До рейсу прив'язують заявку-договір, CMR або ТТН, акт виконаних робіт, рахунок і підтвердження доставки. Для кожного документа корисно бачити стан: очікується, отримано копію, отримано оригінал, перевірено або повернуто на виправлення. Так відсутній акт не губиться серед файлів, а бухгалтерія розуміє, чи можна виставляти або оплачувати рахунок.
Кому потрібна TMS-система
TMS доречна, коли один рейс має кілька валют, витрат і відповідальних, а зміна маршруту змушує виправляти таблицю, листування, рахунок та обліковий запис окремо. Ще один сигнал – статус перевезення відомий лише конкретному диспетчеру, а фінансовий результат можна порахувати тільки після ручного звіряння документів.
На які питання система відповідає за секунди
- Яка маржа по рейсу з певним номером і з яких доходів та витрат вона складається?
- Які рейси вже доставлено, але за ними немає закриваючих документів?
- Скільки потрібно сплатити перевізникам на обрану дату та за якими рахунками?
- Які машини ще не прибули на завантаження та хто відповідає за уточнення?
- У яких рейсах змінили ставку, маршрут або курс після первинного погодження?
Індивідуальна розробка має сенс, якщо стандартна схема не враховує правила тарифів, погоджень, ролей, документів або обміну з обліковою системою. Перед рішенням варто описати кілька звичайних і проблемних рейсів. Це покаже, чи потрібна окрема логіка, чи достатньо впорядкувати наявний процес.
Чим TMS відрізняється від CRM та ERP
CRM-системи ведуть контакти, запити, пропозиції та історію домовленостей. TMS починає детальну роботу там, де з'являється конкретний рейс: маршрут, транспорт, етапи, витрати, документи й маржа.
ERP-система зберігає фінансовий та управлінський облік, закупівлі й інші ресурси. TMS передає їй погоджені рахунки, акти та суми, а отримує довідники, контрагентів або стани оплат. До розробки потрібно визначити, де створюється кожен запис, хто може його змінити та яка система має перевагу при розбіжності.
Які модулі входять до TMS
Базове ядро містить реєстр заявок, картку рейсу, розрахунок доходів і витрат, етапи виконання, документи, взаєморозрахунки та звіти за рейсами. Диспетчеру потрібні маршрут, транспорт, контакти, дедлайни й відхилення. Бухгалтерії – рахунки, валюти, курси, акти та стани оплат. Керівнику – маржа, незакриті рейси, прострочені дії й журнал змін.
Окремі модулі та інтеграції
GPS, кабінет водія, маршрутизація, телематика та е-ТТН підключають лише за конкретним сценарієм. Кабінет водія може приймати завдання й фото підтвердження, координати – уточнювати прибуття, а електронний документообіг – передавати підписаний документ у картку рейсу. Наявність інтеграції сама по собі не гарантує корисного результату.
Для кожного обміну фіксують подію запуску, перелік полів, напрямок передачі та дію при помилці. Наприклад, якщо облікова система тимчасово недоступна, рахунок залишається в черзі з видимим статусом, а відповідальний може повторити надсилання. Це запобігає ситуації, коли дані не потрапили в облік, але рейс помилково вважається закритим.
Як проходить розробка TMS на замовлення
Розробка починається з розбору реальних рейсів, а не з переліку екранів. Команда проходить заявку від отримання до закриття, записує формули, точки погодження, документи, ролі та винятки. Перший етап обмежують завершеним контуром, наприклад від створення заявки до підтвердження доставки та передачі рахунку в облік.
- Розбирають звичайний рейс, рейс зі зміною маршруту та випадок із неповними документами.
- Узгоджують поля картки, формули, валюти, дату курсу, етапи та права ролей.
- Проєктують обмін з обліковою системою та правила повтору при помилці.
- Показують прототип диспетчеру, експедитору, бухгалтеру й керівнику на їхніх задачах.
- Розробляють перший контур і перевіряють його на копіях реальних рейсів без зайвих персональних даних.
Що потрібно від замовника
Потрібні доступ до тестового середовища наявної облікової системи та опису її API, приклади реальних рейсів, шаблони документів і робочі довідники. До довідників належать контрагенти, транспорт, водії, типи вантажів, валюти, статті витрат і статуси. Також потрібні відповідальні від диспетчерської та бухгалтерії, які пояснять винятки й перевірять результат.
Підрядника варто запитати, як зберігається історія зміни ставки й курсу, що відбувається при помилці обміну, як обмежуються фінансові дані за ролями та за якими ознаками рейс вважається закритим. Конкретні відповіді дають змогу порівняти пропозиції за логікою роботи, а не за кількістю заявлених модулів.